A koronavírus járvány mindannyiunkat kihívások elé állított és jelentősen megváltoztatta a mindennapi életünket. Az olyan biztonsági intézkedések, mint a fizikai távolságtartási szabályok betartása, nagy súlyt helyeztek a vállalatvezetők vállaira, de ettől még jelenleg kötelező érvényűek mindenkire. Az online meetingek száma pedig rohamosan emelkedik.

A hagyományos irodai meetingekkel szemben a virtuális értekezletekre eltérő szabályok vonatkoznak. A következő tippek célja, hogy kapaszkodót nyújtsanak az online meetingek hatékonyabb lebonyolításához:

Microsoft Teams, Home Office, távmunka, otthoni munkavégzés, értekezlet

1. tipp: Video-hívás előnyben!

A kommunikáció nem csak a beszéden alapul, hanem a gesztikulációra és az arckifejezésekre is támaszkodik. Egy személy arca és mimikája különösen sokat elárul a személyiségéről vagy a gondolatairól. Sokkal könnyebb tartalmas beszélgetéseket folytatni, ha szó szerint és átvitt értelemben is szembe tudunk nézni egymással.

2. tipp: Ki a meeting vezetője?

A meeting vezetőjének szerepe jóval fontosabbá válik az online meetingek esetében, mint a hagyományos értekezleteken, hiszen a vezető feladata, hogy minden résztvevő úgy érezze, hogy lehetősége van bemutatni az ő szemszögét és ötleteit is. A váratlan megszakítások és a kommunikációs csatorna átalakulásának köszönhetően ez a feladatkör jóval nagyobb odafigyelést igényel, mint korábban.

3. tipp: Előzetes meeting program

Az egy online meeting alapja kell legyen az előzetesen megisztott program. Bár időigényes lehet a felkészülés, hatékonyabbá és strukturáltabbá is teszi az meetinget, ha meghatározzuk a tisztázandó kérdéseket. Ideális esetben nem javasolt tobb mint 5 pontot meghatározni a meeting programjában.

Microsoft Teams

Érdekli egy 6 hónapos ingyenes Microsoft Team verzió? Kattintson a lenti linkre és töltse ki a kapcsolatfelvételi űrlapot.

Itt kérhet tesztverziót!

4. tipp: Időkorlát!

A meetingek alapvetően is nagyfokú koncentrációt igényelnek, ez az online térben sincs másképp. Egyszerűen nincs értelme egy egész napig elhúzni egy megbeszélést, hiszen a résztvevők fókusza el fog veszni. A meetingeket érdemes felosztani rövidebb, 1 vagy maximum 2 órás részekre, de ha hosszabb megbeszélésre van szükség mindig legyen lehetősége a résztveőknek, hogy szünetet tartsanak két hosszabb rész között.

5. tipp: A meetingek rögzítése

Amennyiben a résztvevők beleegyezésüket adják, egyszerűen rögzítheti a meetingeket videokonferencia megoldásokkal, mint például a Microsoft Teams-szel. Így azok a csapattagok is visszanézhetik a meetinget, akik nem tudtak részt venni és a megbeszélés eredményei is automatikusan dokumentálva lesznek.

Konklúzió

Az online meetingek hatékony lebonyolítása nem atomfizika. Ha betart néhány szabályt és a megfelelő digitális kommunikációs rendszereket használja könnyen együttműködhet otthonról is munkatársaival. Ez nem csak válsághelyzetekben érvényes – a távmunka és a rugalmas munkafeltételek egyre gyakoribbak, és hamarosan számos iparágban normává válnak.

Érdekli hogyan működik a gyakorlatban?

Ha további tippeket szeretne hallani a téma kapcsán, vagy érdekli, hogyan lehet zökkenőmentesen együttműködni az otthonról dolgozó alkalmazottakkal,  nézze meg a “Digital Team Management – Otthonról is hatékonyan” ingyenes webinárunkat.

Megosztás

Ossza meg az oldalt, az alábbi csatornákon keresztül!

0 megosztás

További bejegyzések